Excelで作成した表を印刷すると、1ページ目には見出しがあるのに、2ページ目以降には見出しが表示されないことがあります。
行数の多い一覧表や売上表、名簿、在庫表などでは、2ページ目以降に見出しがないと、どの列が何の項目なのか分かりにくくなります。
このような場合は、Excelの「印刷タイトル」を設定すると、各ページの上部に同じ見出し行を繰り返して印刷できます。
この記事では、Excelで見出しを各ページに印刷する方法を、タイトル行の設定を中心に整理します。
Excelの印刷設定は、ページ数が多い資料ほど重要になります。
表の見出し、余白、拡大縮小、印刷範囲などをまとめて理解しておくと、仕事で使う資料も見やすく整えやすくなります。
Excelで見出しを各ページに印刷するとは
Excelでいう見出しとは、表の項目名が入っている行のことです。
たとえば、売上表であれば「日付」「商品名」「数量」「金額」などが並んでいる行が見出しです。
この見出し行は、画面上では表の一番上に表示されています。
しかし、表が縦に長くなって複数ページに分かれると、通常は2ページ目以降に見出しが表示されません。
そのまま印刷すると、2ページ目以降では「この数字は何を表しているのか」が分かりにくくなります。
そこで使うのが、Excelの「印刷タイトル」です。
印刷タイトルを設定すると、指定した行を各ページの上部に繰り返して印刷できます。
見出しを各ページに印刷するメリット
Excelで見出しを各ページに印刷すると、資料全体が見やすくなります。
特に、紙で確認する資料やPDF化して共有する資料では、2ページ目以降にも見出しがあるかどうかで読みやすさが大きく変わります。
主なメリットは次のとおりです。
・2ページ目以降でも項目名を確認できる
・表の内容を読み間違えにくくなる
・印刷した資料を他の人に渡したときに分かりやすい
・売上表、名簿、在庫表、チェックリストなどで使いやすい
・PDFにした場合も、各ページの意味が伝わりやすい
Excelの印刷は、画面で見るときとは違って、ページごとに情報が分かれます。
そのため、複数ページになる表では、見出し行を繰り返して印刷する設定をしておくと親切です。
見出しを各ページに印刷する手順
Excelで見出しを各ページに印刷するには、「ページレイアウト」タブにある「印刷タイトル」を使います。
ここでは、1行目を各ページの見出しとして印刷する例で進めます。
1. 印刷したいシートを開く
まず、見出しを各ページに印刷したいExcelシートを開きます。
表の1行目に見出しが入っている場合は、その1行目を各ページに繰り返して印刷する設定を行います。
2. 「ページレイアウト」タブを開く
画面上部のリボンから「ページレイアウト」タブをクリックします。
ページレイアウトタブには、余白、印刷の向き、サイズ、印刷範囲、改ページ、印刷タイトルなど、印刷に関する設定がまとまっています。
3. 「印刷タイトル」をクリックする
「ページ設定」グループにある「印刷タイトル」をクリックします。
クリックすると、「ページ設定」画面が表示されます。
表示された画面で「シート」タブを選びます。
4. 「タイトル行」に見出し行を指定する
「シート」タブの中にある「印刷タイトル」の項目を確認します。
ここで使うのが「タイトル行」です。
「タイトル行」の入力欄をクリックし、各ページの上部に繰り返して印刷したい行を指定します。
たとえば、1行目を見出しとして各ページに印刷したい場合は、1行目をクリックします。
すると、入力欄に次のように表示されます。
$1:$1
これは「1行目を各ページに繰り返して印刷する」という意味です。
5. 複数行を見出しにしたい場合
見出しが1行だけでなく、1行目から2行目まである場合は、1行目から2行目を指定します。
この場合は、次のように表示されます。
$1:$2
表のタイトルと項目名を両方印刷したい場合などは、複数行を指定すると便利です。
ただし、見出し行が多すぎると、各ページで本文に使える範囲が狭くなります。
通常は、項目名が入っている1行だけ、またはタイトルを含めた2行程度にしておくと見やすくなります。
6. 「OK」をクリックする
タイトル行を指定したら、「OK」をクリックします。
これで、指定した見出し行が各ページに繰り返して印刷される設定になります。
印刷プレビューで見出しを確認する
設定が終わったら、必ず印刷プレビューで確認します。
印刷プレビューを開くには、Ctrl＋Pを押すか、画面左上の「ファイル」から「印刷」を選びます。
1ページ目だけでなく、2ページ目以降も確認してください。
2ページ目以降の上部に見出し行が表示されていれば、設定は完了です。
印刷プレビューで確認するポイントは次のとおりです。
・2ページ目以降にも見出しが表示されているか
・見出し行が途中で切れていないか
・文字が小さすぎないか
・列幅が狭くて文字が隠れていないか
・ページの向きや余白に問題がないか
印刷タイトルを設定しても、列幅や余白によっては見え方が悪くなることがあります。
その場合は、列幅、余白、印刷の向き、拡大縮小設定を調整してください。
横に長い表ではタイトル列も設定できる
縦に長い表では「タイトル行」を使います。
一方で、横に長い表では「タイトル列」を使うと便利です。
タイトル列とは、各ページの左側に繰り返して印刷する列のことです。
たとえば、A列に商品名や氏名が入っていて、右方向に月別データや項目が続いている表では、A列を各ページの左側に印刷すると見やすくなります。
設定方法は、タイトル行と同じページ設定画面で行います。
「タイトル列」の入力欄をクリックし、各ページの左側に繰り返して印刷したい列を指定します。
A列を繰り返したい場合は、次のように表示されます。
$A:$A
これで、横方向に複数ページへ分かれる表でも、各ページの左側にA列を表示できます。
タイトル行とタイトル列の違い
タイトル行とタイトル列は、似ていますが使う場面が違います。
| 設定項目 | 繰り返す場所 | 主な使い方 |
|---|---|---|
| タイトル行 | 各ページの上部 | 縦に長い表で見出し行を表示したいとき |
| タイトル列 | 各ページの左側 | 横に長い表で項目列を表示したいとき |
| タイトル行＋タイトル列 | 上部と左側 | 縦にも横にも大きい表を印刷するとき |
多くの場合は、タイトル行だけで十分です。
ただし、横にも広い表を印刷する場合は、タイトル列もあわせて設定すると、資料がかなり見やすくなります。
印刷タイトルが設定できないときの確認点
印刷タイトルを設定しようとしても、うまく設定できないことがあります。
その場合は、次の点を確認してください。
複数のシートを選択していないか確認する
複数のシートを同時に選択していると、印刷タイトルの設定が使えない場合があります。
シート見出しを確認し、複数シートが選択されている場合は、選択を解除してください。
シートのグループ化を解除してから、あらためて印刷タイトルを設定します。
セルを編集中になっていないか確認する
セルに文字を入力している途中や、数式を編集中の場合、印刷タイトルを設定できないことがあります。
Enterキーで入力を確定するか、Escキーで編集を解除してから操作してください。
グラフを選択していないか確認する
ワークシート上のグラフを選択した状態では、印刷タイトルの設定が使えないことがあります。
セルをクリックしてから、もう一度「ページレイアウト」タブの「印刷タイトル」を開いてください。
ExcelのWeb版では操作できない場合がある
ExcelのWeb版では、デスクトップ版と同じ印刷タイトル設定が使えない場合があります。
見出し行を各ページに繰り返して印刷したい場合は、Excelのデスクトップアプリで設定するのが確実です。
見出しを印刷するときの注意点
見出しを各ページに印刷する設定は便利ですが、いくつか注意点があります。
結合セルは印刷前に確認する
見出し行に結合セルがある場合、印刷時の見え方が崩れることがあります。
必ず印刷プレビューで確認し、文字が切れていないか、位置がずれていないかを見てください。
見出し行は、できるだけシンプルな構成にしておくと印刷時に安定します。
見出し行を増やしすぎない
タイトル行に指定する行数が多いと、各ページで本文を印刷できる範囲が狭くなります。
特に、余白が広い設定になっている場合や、用紙サイズがA4の場合は、見出しが大きすぎるとデータ部分が少なくなります。
必要な見出しだけを指定するようにしてください。
印刷範囲もあわせて確認する
見出し行を設定しても、印刷範囲が適切でないと、不要な列や空白ページが印刷されることがあります。
印刷前には、印刷範囲、改ページ、余白、用紙の向きもあわせて確認しておくと安心です。
印刷設定をあわせて確認すると資料が見やすくなる
見出し行を各ページに印刷する設定とあわせて、余白、印刷の向き、印刷範囲、改ページも確認しておくと、資料全体が見やすくなります。
この関連記事では、Excelの印刷がズレる原因や、余白・用紙の向き・印刷範囲・改ページの設定方法を整理しています。
見出し行の繰り返し設定とあわせて確認しておくと、複数ページの資料をより見やすく印刷できます。
Excelの印刷設定は、仕事で資料を作るときによく使います。
見出し行の繰り返し、印刷範囲、余白、ページ設定をまとめて覚えておくと、印刷ミスや手戻りを減らしやすくなります。
まとめ
Excelで複数ページにわたる表を印刷するときは、各ページに見出しを表示すると資料が見やすくなります。
見出しを繰り返して印刷するには、「ページレイアウト」タブの「印刷タイトル」を使います。
1行目を各ページに印刷したい場合は、タイトル行に「$1:$1」を指定します。
2行目まで見出しにしたい場合は、「$1:$2」のように複数行を指定できます。
横に長い表では、タイトル列を使うことで、各ページの左側に同じ列を繰り返して印刷できます。
設定後は、必ず印刷プレビューで2ページ目以降を確認してください。
見出しを各ページに印刷しておくと、紙の資料やPDFでも内容を確認しやすくなり、読み手に伝わりやすいExcel資料になります。
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