Excelを使っていて「毎回同じ作業に時間がかかる」「保存場所が分からなくなる」「操作が面倒」と感じたことはありませんか？
実は、ほんの少しの工夫でExcelの作業スピードは劇的に上がります。
この記事では、私自身が実務で効果を感じた 「保存・整理・操作」3つの視点からの時短＆効率化テクニック7選 をご紹介します。
初心者でもすぐに実践できる内容ばかりです。今日から「できる人のExcel術」を身につけましょう。
【保存のコツ①】新規ファイルは最初から目的のフォルダで作成しよう
ファイルの保存先を見失わない！探す手間がなくなる。
新しいファイルを作成する際、保存先を探す手間を省く方法です。
新しいファイルを作るたびに「どこに保存したっけ？」と迷うこと、ありませんか？
Excelは初期設定では「ドキュメント」や「OneDrive」に保存されますが、保存したいフォルダ内で直接作成すれば、探す手間がゼロになります。
エクスプローラーで作成する
保存したいホルダから新規ファイルを作成する
手順例：
- タスクバーの「エクスプローラー」ボタンをクリック
- 保存したいフォルダを開く
- フォルダ内で右クリック →「新規作成」 →「Microsoft Excelワークシート」を選択
タスクバーの「エクスプローラ」ボタン（フォルダのマーク）をクリックし保存したいフォルダを開いておいて、右クリックのメニューから新規作成。「Microsoft Excelワークシート」を選択します。
「エクスプローラ」ー「保存したいフォルダ」ー「右クリック」ー「新規ファイル」
これでファイルは、そのフォルダ内に自動的に保存されます。
迷子ファイルを防げる、意外と盲点な時短ワザです。
【操作のコツ②】リボンは極力使わない！
マウスのポインターを使わず素早い操作！
リボンをクリックして機能を探すのは、思いのほか時間がかかります。
そんなとき便利なのが、右クリックのショートカットメニュー。
右クリックのショートカットメニューから操作する
右クリックのショートカットメニューから操作
選択した対象に応じて、よく使う操作（セルの書式設定・行の挿入・コピーなど）がその場で表示されます。
マウス移動の距離を減らすだけで、操作スピードは体感で倍近く向上します。
【整理のコツ③】表にはタイトルと日付を入れて、迷わない管理を
表を作成したら1行目にタイトルと日付を入れる
複数のExcelファイルを扱うと、「これは何の表だったっけ？」となりがち。
表を作成したらこの表は何の表なのか、いつ作成したのかが分かるようにタイトルと日付を明記します。
タイトルは左上、日付は右上に入れるとわかり易いです。
タイトルは太字にして目立たせるのも良いです。表の中身を見る前にタイトルに目を向けさせる事ができるので、何の表か伝わりやすくなります。
定期的に作成・更新する表では、日付で最新データかも一目で分かります。
【整理のコツ④】単位は見出しにまとめて、すっきり見やすく
金額や人数などの「￥」「人」などの単位をセルごとに入れると、見た目がゴチャつきます。
単位は見出しだけにまとめて書くのがスマートな方法です。
た、数値は「桁区切り（,）」を使うと格段に読みやすくなります。
設定は「セルの書式設定」→「表示形式」→「数値」→「桁区切りを使用する」にチェック。
・「￥」や「人」などの単位は表の見出しにだけ付ける
・金額は桁が判りやすくなるよう、桁区切り「,」を付ける
「セルの書式設定」→「表示形式」→「数値」をクリックし、「桁区切り「,」を使用する」にチェックを入れ「OK」を押します。
【整理のコツ⑤】色使いは2色まで！見やすさを最優先に
強調したくて色を多用すると、逆に見づらくなることも。
基本は 2色以内 にまとめるのが鉄則です。
見出し・データ・強調箇所の3つを区別できれば十分。
背景色よりも文字色や太字でアクセントを付ける方がプロっぽく仕上がります。
色は2色までに抑え、見出し・データ・強調箇所を区別
表に設定する色は、見出しとデータと強調したい箇所の区別がつけば良いです。
【操作のコツ⑥】文字は左、数字は右で整列美人！
文字列は左揃え、数字は右揃え
文字や数値の位置がバラバラだと、せっかくの表も見づらくなります。
文字列は左揃え、数字は右揃えを意識するだけで、視線が自然に流れ、内容がスッと頭に入ります。
読みやすい表＝信頼される資料。見た目の整え方も時短の一環です。
【保存のコツ⑦】こまめに保存！ショートカットでトラブル防止
Excel作業中に突然PCがフリーズ…そんな経験ありませんか？
被害を防ぐには、Ctrl＋S のショートカットでこまめに保存すること。
ショートカット「Ctrl+S」キーでこまめに保存
不意に発生するPCのフリーズに対してリスクを小さくすることができます。
5秒毎に保存する習慣も良いかも！
【番外】資料を渡すときはPDFで共有しよう
ファイルの改ざんを防ぐ
取引先や外部に資料を送るときは、ExcelファイルではなくPDF形式で送信するのがおすすめです。
PDFは内容が固定されるため、改ざん防止になります。
請求書・見積書・契約書など、結果を伝える資料はPDF化しておくのが安全です。
Excel上で「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」で簡単に保存できます。
PDFファイルはファイルを表示するだけの閲覧ソフトを使って内容を確認できます。
見るだけですのでファイルの改ざんを防ぐ効果が有ります。
まとめ
今回紹介した7つのコツはどれも簡単ですが、効果は絶大です。
保存・整理・操作のちょっとした工夫で、作業効率は確実に上がります。
特に「右クリック操作」「タイトルと日付」「こまめな保存」は、今日からすぐに実践できます。
“時短できるExcel”で、仕事も気分もスッキリ整理していきましょう！
特に「こまめな保存」は習慣化するとリスク軽減に直結します。
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