Excelで作成した一覧表や名簿、売上データなどを整理していると、
「特定のデータだけ残して、他はすべて削除したい」
という場面はよくあります。
たとえば次のようなケースです。
・特定の取引先だけを抽出したい
・必要な社員データだけを残したい
・テスト用に一部データだけを残したい
・不要な行を1行ずつ消すのが面倒
このような場合、フィルターや並べ替えを使う方法もありますが、
キーボード操作を使えば、意外なほど簡単に一括削除 できます。
ここでは、
「指定したデータだけを残し、その他の行を一気に削除する方法」
を手順付きで解説します。
指定したデータだけ残して、その他のデータを一括で削除したい時に使える方法の紹介です。
指定したデータだけ残して、他を削除
この方法のポイントは次の2つです。
・残したいデータを先に選択する
・ショートカットキーで「選択範囲以外」をまとめて削除する
慣れると数秒で作業が終わります。
まず、削除対象を含む データ全体の範囲 を選択します。
列見出しを含めても構いませんが、操作ミスを防ぐため、
必要な行だけを選択するのがおすすめです。
次に、残したい行のセル を選択します。
このとき、
Ctrlキーを押しながら
残したいセルを２回クリック
することで、複数行を同時に選択できます。
「この行だけ残したい」というものを
すべて選択しておきましょう。
残したいデータを選択した状態で、
「Ctrl＋Shift＋￥」を入力します。
この操作により、
選択したセル以外の行がまとめて選択 されます。
一見分かりにくいショートカットですが、
「選択範囲の外側を一気に選ぶ」
という重要な役割があります。
そのまま「Ctrl＋－」を入力します。
削除メニューが表示されるので、
ここで 「行全体」 を選択してください。
これにより、
選択されていた不要な行がすべて削除されます。
操作が完了すると、
最初に選択したデータだけのリスト が完成します。
1行ずつ削除する必要はなく、
短時間で表をスッキリ整理できます。
この方法を使う際の注意点
・削除前に必ずバックアップを取る
・列単位ではなく「行全体」を削除する
・残すデータの選択漏れに注意する
特に業務データの場合は、
Ctrl＋Z（元に戻す）が効くうちに確認するのがおすすめです。
おわりに
Excelでは、
マウス操作だけでなく ショートカットキーを知っているかどうか で
作業効率が大きく変わります。
今回紹介した方法は、
データ整理・抽出・確認作業で非常に役立ちます。
「指定データだけ残したい」と思ったときは、
ぜひ活用してみてください。
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