エクセルを使っていると、「毎回同じ作業に時間がかかる」「手作業が多くてミスが心配」といった悩みが出てきますよね。
そんな悩みを解決するために、エクセルには多くの便利機能やテクニックが備わっています。
この記事では、私自身の経験をもとに、業務効率を大幅に向上させるエクセルの時短・効率化術をご紹介します。
初心者の方でもすぐに実践できる内容を中心に、日々の作業をスムーズに進めるためのヒントをお届けします。
新規ファイル作成時にファイルの保存先を見失わない
ファイルの保存先を見失わない！探す手間がなくなる。
新しいファイルを作成する際、保存先を探す手間を省く方法です。
標準では「ドキュメント」フォルダや「OneDrive」に保存されますが、作成時に保存したいフォルダから直接ファイルを作成すると迷いません。
エクスプローラーで作成する
保存したいホルダから新規ファイルを作成する
手順例：
- タスクバーの「エクスプローラー」ボタンをクリック
- 保存したいフォルダを開く
- フォルダ内で右クリック →「新規作成」 →「Microsoft Excelワークシート」を選択
タスクバーの「エクスプローラ」ボタン（フォルダのマーク）をクリックし保存したいフォルダを開いておいて、右クリックのメニューから新規作成。「Microsoft Excelワークシート」を選択します。
「エクスプローラ」ー「保存したいフォルダ」ー「右クリック」ー「新規ファイル」
これで作成されたファイルは、このホルダに保存されます。
リボンは極力使わない！
マウスのポインターを使わず素早い操作！
マウスポインターでリボンを探す作業は非効率です。
右クリックのショートカットメニューを活用すると、その場で必要な操作が表示され、素早く選択できます。
シートの上方にあるリボンから機能を選択するには、リボンのタブから該当のボタンを探します。ボタンが見つかっても更にメニューから目的の機能を探す必要が有ります。この操作を省きましょう。
右クリックのショートカットメニューから操作する
右クリックのショートカットメニューから操作
リボンからマウスポインターで移動してボタンを探すのはとても非効率です。
右クリックならその場で利用できる機能が表示されます。対象に応じた操作が素早く選べます。
何の表なのか、内容を見なくても分かるようにする！
表を作成したら1行目にタイトルと日付を入れる
表を作成したらこの表は何の表なのか、いつ作成したのかが分かるようにタイトルと日付を明記します。
タイトルは左上、日付は右上に入れるとわかり易いです。
タイトルは太字にして目立たせるのも良いです。表の中身を見る前にタイトルに目を向けさせる事ができるので、何の表か伝わりやすくなります。
定期的に作成・更新する表では、日付で最新データかも一目で分かります。
単位は見出しにつける
表の中でセルの一つひとつに金額の「￥」や「人」などの単位はつけず、表の見出しにだけ付けると文字が減って表が見易くなります。
・「￥」や「人」などの単位は表の見出しにだけ付ける
・金額は桁が判りやすくなるよう、桁区切り「,」を付ける
「セルの書式設定」→「表示形式」→「数値」をクリックし、「桁区切り「,」を使用する」にチェックを入れ「OK」を押します。
色使いは2色までにする
デートを強調したり表の見栄えを良くするつもりで色を設定しますが、あまり多色使いをするとかえって見辛くなります。基本的には二色で十分足ります。
色は2色までに抑え、見出し・データ・強調箇所を区別
表に設定する色は、見出しとデータと強調したい箇所の区別がつけば良いです。
文字は左に、数字は右に
文字列は左揃え、数字は右揃え
セル内のデータはバラバラに配置されていると表の見栄えが悪いだけでなく、数字の桁が揃わず読み取りづらくなります。文字は左揃え、数字は右揃えにすると表が見やすくなります
こまめに保存する
ショートカット「Ctrl+S」キーでこまめに保存
不意に発生するPCのフリーズに対してリスクを小さくすることができます。
5秒毎に保存する習慣も良いかも！
資料を電子ファイルで渡す場合はPDFにする
ファイルの改ざんを防ぐ
エクセルのファイルを共有して編集する場合は良いですが、外部に結果として送る場合はPDF化したものを送りましょう。
PDFファイルはファイルを表示するだけの閲覧ソフトを使って内容を確認できます。
見るだけですのでファイルの改ざんを防ぐ効果が有ります。
請求書や見積書、契約書などはPDF化して渡します。
まとめ
初歩的な効率化テクニックですが、覚えておくと作業時間が短縮でき、ミスも減らせます。
今回の手法は他のアプリケーションにも応用可能です。
特に「こまめな保存」は習慣化するとリスク軽減に直結します。
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