Excelで作成した表や資料を印刷するとき、「用紙に収まらない」「思った位置で改ページされない」など、印刷設定で悩むことはありませんか？
そんなときに役立つのが [ページレイアウト]タブ です。
ここでは、余白や用紙の向き、印刷範囲などを細かく調整でき、見やすく整った資料を作ることができます。
この記事では、サンプルデータ「都道府県別人口」を使いながら、ページレイアウトで設定できる項目と活用方法を画像付きでわかりやすく解説します。
ページレイアウトで設定できる項目
サンプルとして「都道府県別人口」の資料を用意しました。
このサンプルを使って紹介していきます。
設定で出来る項目
1. 余白の調整
余白とは、ページの上下左右にある空白部分のことです。
標準・狭いなどのプリセットを選ぶほか、ヘッダーやフッターの位置も調整できます。
印刷プレビューで確認しながら設定すると、データの見栄えが整います。
2. 用紙の向き
- 縦向き：縦長の資料やリストに最適
- 横向き：横に広い表やグラフに最適
表の形状に合わせて用紙の向きを切り替えるだけで、見やすさが大きく向上します。
3. 用紙サイズ
A4やB5など、使用するプリンター用紙に合わせて設定します。
資料の内容や配布方法に応じてサイズを選びましょう。
4. 印刷範囲
特定の範囲だけを印刷したい場合に設定します。
印刷したいセルを選択 → [印刷範囲の設定] で、不要な部分を省いた印刷が可能です。
5. 改ページ
印刷時のページ区切りを手動で設定できます。
長い表を意図した位置で分割でき、資料の構成が整います。
[表示]タブ → [改ページプレビュー] で位置を視覚的に確認可能です。
6. 背景
シートに背景画像を設定できます（印刷は不可）。
プレゼン用や作業用に背景を加えると見た目の印象が変わります。
7. 見出しの繰り返し
複数ページにわたる表では、各ページの先頭に見出しを表示できます。
これにより、ページが変わってもデータの意味がわかりやすくなります。
ページ設定
ページレイアウトタブを開くとリボンには、細かな設定項目が表れます。
点線の縦横の線が表示されている部分は用紙に印刷される範囲を表しています。
ページレイアウトタブメニュー
・マークの下の矢印をクリックするとメニューが表示されます。
・リボンの最下部右の斜め矢印記号を押すと、すべてのオプションのメニューが表示されます。
１．余白
ワークシートのデータと印刷されるページの左右上下の端の空白部分のことです。
ページの上下の余白は、ヘッダー、フッター、ページ番号などを設定できます。
余白のイメージ
余白を標準の選択にした場合
「印刷プレビューと印刷」や「ファイル」タブから「印刷」を選択。
印刷プレビューと印刷
印刷プレビューで確認する余白のイメージです。
標準を選択している場合はこんな感じです。
狭い余白を選択します。
狭い余白
データの大きさなどに合わせて、余白はうまく設定すると印刷した際の体裁が整えられます。
２．印刷の向き
用紙の縦と横の向きを替えます。
データが横に長い場合などは用紙を横向きに設定すると良いです。
作った表に合わせて用紙の向きは縦・横にしましょう。
３．サイズ
印刷する用紙のサイズを指定します。
印刷の用紙のサイズをここで設定します。
A4やB5などプリンターの用紙に合わせて設定します。
４．印刷範囲
表など一部分の特定の範囲だけ印刷したいときに設定します。
印刷したい範囲を設定できたらリボンの中から「印刷範囲の設定」をクリックします。
これで指定した範囲だけの印刷ができます。
印刷プレビュー画面で確認です。
指定した範囲だけが印刷対象になっていることが確認できます。
５．改ページ
ワークシートを別々のページに分割して印刷する区切り線です。
プレビューを使うと視覚的に分かりやすく印刷範囲を確認することが出来ます。
また、改ページを挿入することで、印刷の切れ目を自由に指定することも出来ます。
改ページしたい行のセルを選択し「改ページの挿入」を押します。
改ページを表示させるのは」「表示」タブを選定してリボンの中の「改ページプレビュー」で確認できます。
自由に設定ができます。
６．背景
シートの背景に任意の写真や画像を配置することが出来ます。
但し、印刷はされません。モニターの画像に表示されるだけです。
印刷させたい場合は、画像の挿入から設定する必要があります。
アイデアを出してうまい画像を入れるとインパクトの有る表示が出来ます。
７．見出し
複数ページに渡るプリントの際に、各ページのデータの頭に見出しをつける事が出来ます。
データの内容が何かを表すのが見出しです。
複数のページにまたがるデータに2ページ以降にも、その見出しが有ると良いですよね。
その方法の紹介です。
「シート」タブを選択し、「印刷タイトル」に見出しの「行」、「列」を指定します。
下記の資料の場合、タイトル行（R）：の空白の部分にマウスのカーソルを合わせて選択します。
そして1行目のセルにカーソルを合わせてクリックすると、「$1:$1」と選択されます。
この行が見出しになります。
ページが替わってもデータの内容が分かるための見出しを各ページの先頭に表記されます。
まとめ
ページレイアウトを活用すると、Excel印刷の自由度が大幅に向上します。
- 余白調整
- 用紙向き・サイズ変更
- 印刷範囲の指定
- 改ページや見出し設定
これらを組み合わせれば、思い通りのレイアウトで資料を印刷できます。
ぜひ今回の方法を参考に、見やすく整った印刷物を作成してみてください。
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