Outlookに複数のメールアカウントを登録していると、使わなくなったアカウントがそのまま残ってしまうことがあります。
不要なメールアカウントをOutlookから外しておくと、送受信画面が整理され、間違ったアカウントで送信してしまうミスも防ぎやすくなります。
ただし、Outlook Newと従来版Outlookでは画面が異なり、POP・IMAP・PSTファイルの違いを知らないまま削除すると、「メールが消えたように見える」「データがどこに残っているのか分からない」と迷うことがあります。
この記事では、Outlookのメールアカウントを削除する方法を、Outlook ClassicとOutlook Newに分けて紹介します。
Outlookの設定やメール管理を基礎から整理しておきたい場合は、パソコン講座やオンライン学習で一度まとめて確認しておくと安心です。
Outlookのメールアカウント削除でできること
Outlookでメールアカウントを削除するとは、Outlookアプリからそのメールアカウントの表示や送受信設定を外す操作です。
ここで注意したいのは、Outlookからアカウントを削除しても、メールアドレスそのものが消えるわけではないという点です。
たとえば、Gmail、Yahoo!メール、独自ドメインメール、Outlook.comなどのメールアカウントをOutlookから削除しても、元のメールサービス側のアカウントが同時に削除されるわけではありません。
あくまで、PCのOutlookアプリからそのメールアカウントを外す操作です。
そのため、削除前には次の3点を確認しておくと安心です。
・Outlook Newを使っているのか、Outlook Classicを使っているのか
・POP方式か、IMAP方式か
・必要なメールデータをバックアップしているか
Outlookでメールアカウントを削除する前に確認しておくこと
チエバコ必ず確認しましょう。
Outlookでメールアカウントを削除する前に、まず確認したいのがメールの受信方式です。
メールアカウントには、主にPOP方式とIMAP方式があります。
POP方式は、メールをパソコン側にダウンロードして管理する方式です。設定によっては、メールデータがPSTファイルとしてPC内に残ることがあります。
IMAP方式は、メールサーバー上のデータをOutlookに同期して表示する方式です。Outlookからアカウントを削除すると、Outlook上ではメールが見えなくなりますが、元のメールサーバーにはメールが残っていることが多いです。
ただし、設定やメールサービスによって動作が異なる場合もあるため、大切なメールがある場合は、削除前にバックアップを取っておくと安心です。
どちらの方式かを確認しておくと、削除後に「メールが消えた」「まだ残っている」といった混乱を防げます。
チエバコ確認できたらメールアカウント削除の手順を説明しますね。
Outlook Classicでメールアカウントを削除する方法
Outlookを起動します。
メニューから「ファイル」をクリックします。
アカウント情報の画面に入ります。
「アカウント設定」をクリックします。
削除したいメールアカウントを選択して、「削除」をクリックします。
確認メッセージが表示されたら、内容を確認して「はい」をクリックします。
なお、削除したいアカウントが既定のアカウントになっている場合は、そのままでは削除できないことがあります。
その場合は、別のメールアカウントを既定に変更してから、あらためて削除を行います。
これで、選択したメールアカウントがOutlookから削除されます。
Outlook Newでメールアカウントを削除する方法
Outlook Newでメールアカウントを削除する基本的な流れは、次のとおりです。
1. Outlook Newを開く
2. 「表示」タブの「表示設定」、または「ファイル」タブの「アカウント情報」を開く
3. 「アカウント」または「自分のアカウント」を選択する
4. 削除したいメールアカウントの横にある「管理」を選択する
5. アカウントの詳細画面で「削除」または「削除する」を選択する
6. 確認画面の内容を確認して削除する
Outlook Newでは、アカウントを削除すると、そのアカウントのオフラインキャッシュも削除される場合があります。
ただし、Outlookから削除しても、Gmailや独自ドメインメールなど、元のメールサービス側のアカウント自体が削除されるわけではありません。
削除後にメールデータはどうなる？
Outlookからメールアカウントを削除しても、すべてのメールデータが同時に消えるとは限りません。
POP方式で受信していた場合は、メールデータがPSTファイルとしてパソコン内に残っていることがあります。
一方、IMAP方式やMicrosoft 365、Outlook.com、Gmailなどを同期していた場合は、メールデータはサーバー側に残っていることが多く、Outlookからアカウントを削除すると、PCのOutlook上で見えなくなる形になります。
PSTファイルを削除する場合は、必ず中身を確認してから操作してください。
不要だと思って削除したPSTファイルの中に、過去の送受信メールや保存していたメールが含まれていることがあります。
※大切なメールが含まれている場合は、削除前にバックアップを取っておくのが安心です。
PSTファイルを削除するときの注意点
PSTファイルは、一般的に次の場所に保存されていることがあります。
C:\Users\ユーザー名\Documents\Outlook ファイル
ただし、環境によって保存場所は異なります。
PSTファイルを削除する前に、Outlookを終了し、対象ファイルが本当に不要なものか確認してください。
大切なメールが含まれている可能性がある場合は、削除ではなく、外付けドライブや別フォルダーにバックアップしてから判断するのがおすすめです。
Outlook.com Web版の接続アカウントについて
以前のOutlook.comでは、Gmailなどの外部メールアカウントを接続して表示できる機能がありました。
しかし現在、MicrosoftはOutlook.com内でGmailなどの第三者メールアカウントを新たに接続したり、既存の接続アカウントを同期したりする機能を削除しています。
そのため、Gmailや独自ドメインメールをOutlookで使いたい場合は、Outlook New、Outlook Classic、Outlookモバイルアプリなど、利用しているアプリ側でアカウントを追加・削除する形になります。
なお、Outlook.comのアカウントそのものを閉じる操作と、Outlookアプリからメールアカウントを削除する操作は別です。
間違えてMicrosoftアカウント自体を削除しないように注意してください。
Outlookのメールアカウントが削除できないときに確認すること
Outlookでメールアカウントを削除しようとしても、削除ボタンが押せない、エラーが出る、既定のアカウントのため削除できない、といったケースがあります。
その場合は、次の点を確認してください。
・削除したいアカウントが既定のアカウントになっていないか
・Outlookのプロファイルに問題がないか
・複数アカウントのデータファイル設定が影響していないか
・会社や学校のアカウントで管理者制限がかかっていないか
・Outlook NewとOutlook Classicの手順を混同していないか
削除できない場合の詳しい対処法は、関連記事で確認できます。
Outlookのメールアカウント削除は、画面の違いや受信方式の違いを理解していれば難しい操作ではありません。
ただ、POP・IMAP・SMTP・PSTファイルなどの用語が出てくると、どこを触ればよいのか分からなくなることもあります。
Outlookやメール設定を今後も安心して使いたい場合は、パソコン講座やオンライン学習で基本操作をまとめて確認しておくと、トラブル時にも落ち着いて対応しやすくなります。
まとめ
Outlookのメールアカウント削除は、Outlook ClassicとOutlook Newで手順が異なります。
従来版Outlookでは「ファイル」からアカウント設定を開き、対象のメールアカウントを選択して削除します。
Outlook Newでは、設定画面からアカウントを管理し、削除したいメールアカウントを選んで削除します。
削除前には、POP方式かIMAP方式か、必要なメールデータがPSTファイルとして残っていないかを確認しておくことが大切です。
また、Outlookからメールアカウントを削除しても、GmailやOutlook.com、独自ドメインメールなどの元のメールアカウント自体が削除されるわけではありません。
削除ボタンが押せない場合や、既定のアカウントで削除できない場合は、関連記事「【Outlook】メールアカウントが削除できないときの原因と対処法」もあわせて確認してください。
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