Excelの一覧表をオートフィルターで絞り込んだ後、画面に表示されているセルだけをまとめて置換したいことがあります。
たとえば、ファイル形式が「PDF」のデータだけを表示し、該当者の氏名に入っている全角スペースを削除するような作業です。
このような場合は、置換する列の範囲を選択してから、Alt＋;で可視セルだけを選択し、Ctrl＋Hで「検索と置換」を開きます。
※この記事では、Windows版Excelを使用しています。Alt＋;はWindows版で可視セルだけを選択するショートカットです。
チエバコ今回は、PDFで絞り込んだ3人の氏名だけから全角スペースを削除します。
この記事では、Excelでオートフィルター後に表示されているセルだけを置換する手順と、置換範囲を間違えないための注意点を紹介します。
Excelでオートフィルター後のセルだけを置換する方法
今回使用する表では、「ファイル形式」列を「PDF」で絞り込んでいます。
表示された3人の氏名には、それぞれ名字と名前の間に全角スペースが入っています。この全角スペースだけを一括で削除します。
- 佐藤 明美 → 佐藤明美
- 岡本 武 → 岡本武
- 竹内 博美 → 竹内博美
操作の流れは次のとおりです。
- オートフィルターで対象データを絞り込む
- 置換したい列の範囲を選択する
- Alt＋;で可視セルだけを選択する
- Ctrl＋Hで「検索と置換」を開く
- 検索する文字列と置換後の文字列を指定する
- 「すべて置換」を実行する
1．置換したいセル範囲を選択する
最初にオートフィルターを使い、置換したいデータだけを表示します。
今回の例では、F列の「ファイル形式」を「PDF」で絞り込んでいます。行番号を見ると、3行目、6行目、8行目だけが表示されていることが分かります。
続いて、氏名が入力されているB3セルからB8セルまでを選択します。
画面上では3つのセルしか見えていませんが、B3からB8までの範囲には、フィルターで非表示になっている4行目、5行目、7行目も含まれています。
この状態から、表示されているセルだけを可視セルとして選択します。
2．Alt＋;で可視セルだけを選択する
B3からB8までを選択した状態で、キーボードのAltキーを押しながら「;」キーを押します。
ショートカットは次のとおりです。
Alt＋;
これで、選択範囲の中から画面に表示されているB3、B6、B8だけが可視セルとして選択されます。
チエバコ白く表示されているB3がアクティブセルで、グレーになっているB6とB8も選択範囲に含まれています。
可視セルを選択した後は、ワークシート上の別のセルをクリックしないでください。別のセルをクリックすると、可視セルの選択が解除されます。
3．Ctrl＋Hで「検索と置換」を開く
可視セルを選択した状態のまま、キーボードのCtrl＋Hを押します。
「検索と置換」ダイアログボックスが開いたら、「置換」タブを選択します。
今回の例では、次のように入力します。
- 検索する文字列：全角スペースを1つ入力
- 置換後の文字列：何も入力せず空欄にする
全角スペースは画面上で文字として見えないため、入力されているか分かりにくい点に注意してください。
「検索する文字列」の入力欄をクリックし、日本語入力が全角になっていることを確認して、スペースキーを1回押します。
「置換後の文字列」にはスペースを入力せず、空欄のままにします。これにより、検索された全角スペースが削除されます。
チエバコ全角スペースと半角スペースは別の文字として扱われます。半角スペースを削除したい場合は、検索欄に半角スペースを入力してください。
4．「すべて置換」を実行する
入力内容を確認したら、「すべて置換」をクリックします。
今回の例では「3件を置換しました」と表示され、可視セルとして選択した3人の氏名から全角スペースが削除されました。
「OK」をクリックしてメッセージを閉じ、続いて「検索と置換」ダイアログボックスも閉じます。
最後にフィルターを解除し、置換対象と置換結果に間違いがないか確認してください。
フィルター後の置換で可視セルを選択する理由
オートフィルターで行を絞り込んでも、通常の範囲選択には、フィルターで非表示になっているセルが含まれることがあります。
表示中のセルだけを確実に置換するため、対象列の範囲を選択した後、Alt＋;で可視セルだけに限定します。
ただし、置換するセル範囲を選択していない場合は、表示中のワークシート全体から同じ文字が検索される可能性があります。
今回のように氏名列だけを置換したい場合は、先に氏名の範囲を選択し、Alt＋;で可視セルだけに絞ることで、次の効果があります。
- 置換する列を氏名列だけに限定できる
- 表示されているセルを目で確認できる
- 別の列にある同じ文字を誤って置換しにくい
- 複数の可視セルをまとめて処理できる
Alt＋;で可視セルを明示的に選択しておけば、フィルターで隠れている行を置換対象から外した状態で操作できます。
Alt＋;を使わずに可視セルを選択する方法
Alt＋;のショートカットが使いにくい場合は、Excelのリボンから可視セルを選択できます。
- 置換したいセル範囲を選択します。
- 「ホーム」タブをクリックします。
- 「検索と選択」をクリックします。
- 「条件を選択してジャンプ」をクリックします。
- 「可視セル」を選択します。
- 「OK」をクリックします。
可視セルを選択した後の操作は同じです。Ctrl＋Hで「検索と置換」を開き、検索する文字列と置換後の文字列を指定します。
フィルター後の置換で失敗しないための注意点
「すべて置換」は複数のセルを一度に変更できる便利な機能ですが、指定を間違えると多くのデータが一度に書き換わります。
置換前にファイルを保存する
置換を実行する前に、Excelファイルを一度保存しておきましょう。
置換直後であればCtrl＋Zで元に戻せますが、その後に別の操作を続けたり、ファイルを閉じたりすると、元の状態へ戻せない場合があります。
表全体ではなく置換する列だけを選択する
氏名の空白を削除する場合は、表全体ではなく氏名列だけを選択します。
表全体を選択すると、住所、備考、ファイル名などに入っている同じ文字まで置換される可能性があります。
全角スペースと半角スペースを区別する
Excelの検索と置換では、全角スペースと半角スペースは別の文字です。
- 全角スペースを削除する場合は、全角入力でスペースを入力する
- 半角スペースを削除する場合は、半角入力でスペースを入力する
- 両方を削除する場合は、全角と半角を分けて2回置換する
最初は「次を検索」で確認する
置換する文字が多数ある場合や、どのセルが対象になるか不安な場合は、いきなり「すべて置換」を押さず、「次を検索」で対象セルを確認します。
対象が正しいことを確認できたら、「置換」で1件ずつ変更するか、「すべて置換」でまとめて変更します。
可視セル選択後に別のセルをクリックしない
Alt＋;で可視セルを選択した後にワークシート上の別のセルをクリックすると、選択範囲が解除されます。
可視セルを選択したら、そのままCtrl＋Hを押して「検索と置換」を開いてください。
フィルター後の置換がうまくいかない場合
置換件数が0件になる
「一致するデータが見つかりません」と表示される場合は、検索する文字列が実際のセル内容と一致していない可能性があります。
- 全角スペースと半角スペースを間違えていないか
- 検索欄にスペースが正しく入力されているか
- 置換したいセル範囲が選択されているか
- フィルター条件によって対象行が非表示になっていないか
- 前回使用した検索書式が残っていないか
「検索と置換」の「書式」に条件が残っている場合は、「書式」ボタンから「検索書式のクリア」を選択します。
意図しないセルまで置換された
対象外のセルまで置換された場合は、すぐにCtrl＋Zを押して操作を元に戻します。
その後、置換する列の範囲を選択し直し、Alt＋;で可視セルを指定してから再度実行してください。
フィルター結果が1件だけの場合
フィルター後に表示される対象セルが1つだけの場合は、置換機能を使わず、セルを直接編集した方が確実です。
置換機能を使用する場合は、「すべて置換」ではなく「次を検索」で対象を確認してから「置換」をクリックしてください。
フィルター後の置換に関するよくある疑問
フィルターで非表示の行も置換されますか？
通常の範囲選択には、フィルターで非表示になっているセルが含まれることがあります。
表示中のセルだけを確実に置換したい場合は、対象範囲を選択してからAlt＋;で可視セルだけを指定してください。置換後はフィルターを解除し、対象外の行が変更されていないことも確認しましょう。
半角スペースと全角スペースを同時に削除できますか？
通常の検索と置換では、全角スペースと半角スペースを同時に指定できません。
最初に全角スペースを空欄へ置換し、続いて半角スペースを空欄へ置換する方法が分かりやすく安全です。
置換した内容を元に戻せますか？
置換直後であれば、Ctrl＋Zで元に戻せます。
ただし、ファイルを保存して閉じた後は元に戻せないため、大量のデータを置換する前にはファイルを保存するか、バックアップを作成しておきましょう。
オートフィルター後のコピーにも可視セルを使える
Alt＋;による可視セルの選択は、置換だけでなく、フィルター後のコピーや別列への一括入力でも使用できます。
表示されている行だけを別の列へコピーする方法は、次の記事で詳しく紹介しています。
まとめ
Excelでオートフィルター後のセルだけを置換するときは、置換する列の範囲を選択してから、可視セルだけに絞ると安全です。
- オートフィルターで対象行を絞り込む
- 置換したい列のセル範囲を選択する
- Alt＋;で可視セルだけを選択する
- Ctrl＋Hで「検索と置換」を開く
- 検索する文字列と置換後の文字列を入力する
- 「すべて置換」を実行して結果を確認する
氏名の空白削除だけでなく、特定の記号、文字、表記を表示中のデータだけで統一したい場合にも使えます。
チエバコ「範囲選択→Alt＋;→Ctrl＋H」の順番を覚えておくと、フィルター後のデータ修正を短時間で進められます。
置換後は必ずフィルターを解除し、対象のセルだけが変更されていることを確認しましょう。
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