Excelファイルには、顧客情報、経理データ、見積書、名簿、個人用の管理表など、他人に見られたくない情報が入ることがあります。
そのようなファイルをそのまま保存したり、メールで送ったりすると、誤送信や共有ミスによって内容を見られてしまう可能性があります。
Excelでは、ファイルを開くときにパスワード入力を求める設定ができます。正しく設定しておけば、パスワードを知らない人はファイルを開けなくなります。
この記事では、Excelファイルにパスワードを設定する方法と解除する方法を、Windows版を中心に整理します。
あわせて、読み取り専用パスワードとの違い、パスワードを忘れた場合の注意点、安全に保管するためのポイントも紹介します。
この記事で扱うのは、Excelファイルを開くときに必要になるパスワードです。シートの編集を制限する「シート保護」とは目的が異なります。
Excelのパスワード設定は、操作自体は難しくありません。ただし、「ファイルを開けなくする保護」「読み取り専用にする保護」「シートを編集できないようにする保護」は意味が違います。ExcelやOfficeの基本操作をまとめて学び直したい場合は、オンライン講座を活用する方法もあります。
Excelのパスワード設定でできること
Excelのパスワード設定には、いくつか種類があります。
まずは、どの保護を使いたいのかを整理しておきましょう。
| 種類 | できること | 主な用途 |
|---|---|---|
| ファイルを開くパスワード | パスワードを知らない人がファイルを開けないようにする | 顧客情報、経理資料、社外秘資料の保護 |
| 読み取り専用パスワード | ファイルは開けるが、編集時にパスワードを求める | 資料の内容を勝手に変更されたくない場合 |
| ブックの保護 | シートの追加、削除、移動、名前変更などを制限する | ブック構成を変えられたくない場合 |
| シートの保護 | セルや数式を編集されないようにする | 入力欄以外を変更されたくない場合 |
この記事で主に紹介するのは、ファイルを開くためのパスワードです。
この設定を行うと、Excelファイルを開くときにパスワード入力画面が表示されます。パスワードを知らない人は、ファイルの中身を見ることができません。
チエバコ「見られたくないファイル」には、ファイルを開くパスワードを設定します。編集だけを止めたい場合は、読み取り専用やシート保護を使い分けましょう。
Excelファイルにパスワードを設定する理由
Excelファイルにパスワードを設定する主な目的は、第三者に内容を見られないようにすることです。
たとえば、次のようなファイルではパスワード設定を検討したほうが安心です。
- 顧客名簿
- 住所録
- 社員情報
- 給与や経理に関する資料
- 見積書や契約関連の資料
- 家計簿や個人の管理表
特に、メール添付やUSBメモリ、クラウドストレージで共有するファイルは、誤送信や共有設定のミスが起きる可能性があります。
パスワードを設定しておけば、万が一ファイルが想定外の相手に渡ってしまった場合でも、内容を見られるリスクを下げることができます。
ただし、パスワード設定は万能ではありません。パスワードの使い回しや、同じメールでパスワードを送る運用は避け、送付方法や共有方法もあわせて見直しましょう。
Excelでファイルを開くパスワードを設定する手順
ここからは、Windows版Excelでファイルを開くパスワードを設定する手順を紹介します。
「ブック」と表示されることがありますが、Excelでは作業中のファイル全体をブックと呼びます。この記事では、Excelファイルとブックを同じ意味として扱います。
まず、パスワードを設定したいExcelファイルを開きます。
重要なファイルの場合は、念のため作業前にコピーを作っておくと安心です。
画面左上の「ファイル」をクリックします。
左側のメニューから「情報」を選択します。
「情報」画面にある「ブックの保護」をクリックします。
表示されたメニューから「パスワードを使用して暗号化」を選びます。
ここで設定するのは、ファイルを開くためのパスワードです。
パスワードを知らない人は、ファイルの中身を表示できなくなります。
「ドキュメントの暗号化」画面が表示されたら、設定したいパスワードを入力します。
続いて確認用の入力画面が表示されるので、同じパスワードをもう一度入力します。
パスワードを忘れると、ファイルを開けなくなる可能性があります。必ず安全な場所に控えておきましょう。
パスワードを設定しただけでは、まだファイルに反映されない場合があります。
最後に、Ctrl＋Sなどで上書き保存します。
次回から、このExcelファイルを開くときにパスワードの入力が求められます。
Excelファイルのパスワードを解除する手順
設定済みのパスワードを解除したい場合は、同じ画面を開いて、パスワード欄を空欄にします。
ただし、解除するには現在のパスワードを使ってファイルを開ける状態である必要があります。
まず、現在設定されているパスワードを入力してExcelファイルを開きます。
「ファイル」→「情報」→「ブックの保護」→「パスワードを使用して暗号化」の順に開きます。
表示されたパスワード欄の文字を削除し、空欄の状態にします。
そのまま「OK」をクリックします。
最後に上書き保存します。
保存後、次回からはパスワードを入力しなくてもファイルを開けるようになります。
パスワードを忘れた場合はどうなる？
Excelファイルを開くためのパスワードを忘れると、基本的にファイルを開けなくなります。
Microsoftでも、忘れたパスワードを復元することはできないとされています。
そのため、パスワードを設定するときは、必ず安全な場所に控えておく必要があります。
「大切なファイルを守るためのパスワード」が、忘れた瞬間に自分自身もファイルを開けなくする原因になります。設定前に保管方法を決めておきましょう。
安全なパスワードの作り方と保管方法
Excelファイルに設定するパスワードは、簡単すぎるものを避けましょう。
たとえば、次のようなパスワードは推測されやすいため避けたほうが安全です。
- 誕生日
- 電話番号
- 会社名や名前
- 「123456」や「password」のような単純な文字列
- ほかのサービスで使っているパスワードの使い回し
パスワードを作るときは、英字、数字、記号を組み合わせ、長めの文字列にするのが基本です。
ただし、自分で覚えられない複雑なパスワードを設定して、保管せずに忘れてしまうと逆効果です。パスワード管理アプリや、社内で決められた安全な保管方法を使いましょう。
ファイル共有時の注意点
パスワード付きのExcelファイルを誰かに送るときは、ファイルとパスワードを同じメールで送らないようにしましょう。
同じメールや同じ経路で送ってしまうと、そのメールを見られた場合にファイルとパスワードの両方が相手に渡ってしまいます。
共有するときは、次のような方法を検討します。
- ファイルとパスワードを別の手段で伝える
- OneDriveやSharePointなどの共有リンクで権限を管理する
- 共有リンクに有効期限を設定する
- 相手先や会社のルールに従う
- 不要になった共有権限は削除する
以前はパスワード付きZIPファイルを別メールで送る方法がよく使われていましたが、現在は安全性や運用面で問題視されることがあります。
会社や取引先のルールがある場合は、その指定に従ってファイルを共有してください。
Mac版Excelでパスワードを設定する場合
Mac版Excelでも、ファイルを開くためのパスワードを設定できます。
ただし、Windows版とMac版ではメニューの位置や表示名が異なる場合があります。
Mac版では、バージョンによって「ファイル」メニュー内の「パスワード」や、保存時のオプションから設定する形になります。
- パスワードを設定したいExcelファイルを開く
- 「ファイル」メニューを開く
- 「パスワード」または保存時のオプションを開く
- 「読み取りパスワード」または「開くためのパスワード」を設定する
- 保存して設定を反映する
Mac版Excelでは、環境によって表示されるメニュー名が異なることがあります。表示が違う場合は、Excelのバージョンに合わせて「ファイル」メニューや保存オプションを確認してください。
読み取り専用にしたい場合は全般オプションを使う
ファイルの中身を完全に見られないようにしたい場合は、ここまで紹介した「パスワードを使用して暗号化」を使います。
一方で、ファイルは開けるようにしておき、編集だけを制限したい場合は、全般オプションから読み取り専用や書き込みパスワードを設定する方法があります。
たとえば、次のような場合です。
- 資料を閲覧用として配布したい
- 内容を勝手に変更されたくない
- 編集できる人を限定したい
ファイルを開けないようにしたいのか、編集だけを制限したいのかで、使う設定が変わります。
暗号化と全般オプションの違い
Excelのパスワード設定で迷いやすいのが、「暗号化」と「全般オプション」の違いです。
簡単に整理すると、次のようになります。
| 設定方法 | 目的 | 向いているケース |
|---|---|---|
| パスワードを使用して暗号化 | ファイルを開けないようにする | 中身を見られたくない資料 |
| 全般オプション | 読み取り専用や書き込み制限を設定する | 閲覧は許可し、編集だけ制限したい資料 |
| シート保護 | セルや数式の変更を制限する | 入力欄以外を変更されたくない表 |
重要な個人情報や社外秘データを守りたい場合は、ファイルを開くためのパスワードを設定します。
一方、社内で共有するテンプレートや入力表のように、内容は見せてもよいが編集を制限したい場合は、全般オプションやシート保護を検討します。
よくある質問
パスワードを忘れたExcelファイルは開けますか？
基本的に、パスワードが分からないとファイルを開けません。
Microsoftでもパスワードの復元はできないため、設定したパスワードは必ず安全な場所に保管してください。
パスワードを解除するにはどうすればよいですか？
ファイルを開いたうえで、「ファイル」→「情報」→「ブックの保護」→「パスワードを使用して暗号化」を開き、パスワード欄を空欄にして保存します。
ファイルを開くパスワードとシート保護は同じですか？
同じではありません。
ファイルを開くパスワードは、ファイルの中身を見られないようにする設定です。シート保護は、開いた後のシートやセルを編集されにくくする設定です。
パスワードを設定したのに、次回開いたときに聞かれません
設定後に上書き保存していない可能性があります。
パスワードを設定したら、必ずファイルを保存してから閉じ、再度開いて確認しましょう。
Excelファイルを共有するとき、パスワードは同じメールで送ってもよいですか？
同じメールで送るのは避けたほうが安全です。
ファイルとパスワードを同じ経路で送ると、メールを見られた場合に両方が漏れる可能性があります。会社や取引先のルールに従い、別の手段で伝えるか、権限管理できる共有方法を使いましょう。
Excelのパスワード設定は、ファイルを守るために便利な機能ですが、種類を間違えると目的に合わない保護になってしまいます。ExcelやOfficeの基本操作を体系的に確認したい場合は、オンライン講座で学び直す方法もあります。
まとめ
Excelファイルにパスワードを設定すると、パスワードを知らない人がファイルを開けないようにできます。
Windows版では、「ファイル」→「情報」→「ブックの保護」→「パスワードを使用して暗号化」の順に進み、パスワードを入力して保存します。
解除する場合は、同じ画面を開いてパスワード欄を空欄にし、上書き保存します。
ただし、パスワードを忘れるとファイルを開けなくなる可能性があります。設定したパスワードは、必ず安全な場所に保管してください。
また、ファイルを開くパスワード、読み取り専用パスワード、ブックの保護、シート保護はそれぞれ目的が異なります。大切なのは、守りたい内容に合わせて正しい保護方法を選ぶことです。
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