Excelでデータ入力をしていると、同じ値を何度も入力したり、日付を手入力したり、行や列をマウスで選択したりする場面があります。
ひとつひとつの操作は小さくても、毎日の作業で繰り返していると、思った以上に時間がかかります。
Excelのデータ入力を効率化したいときは、よく使うショートカットキーを少しずつ覚えていくのが効果的です。
この記事では、Excelでデータ入力を速くするために使いやすいショートカットキーを、コピー、一括入力、日付・時刻、行列操作、セル内編集、操作の取り消しに分けて紹介します。
すべてを一度に覚える必要はありません。まずは、よく使う操作から1つずつ取り入れていくと、マウス操作が減り、Excel作業がかなり楽になります。
Excelのショートカットは便利ですが、表の作り方、関数、貼り付け形式、印刷設定までまとめて理解すると、作業全体の効率がさらに上がります。自己流でExcelを使っていて時間がかかっている方は、オンライン講座で基本操作を学び直すのも一つの方法です。
Excelのデータ入力でショートカットを使うメリット
Excelのショートカットキーを使うメリットは、作業時間を短縮できることです。
たとえば、上のセルと同じ内容を入力したいとき、毎回コピーして貼り付ける必要はありません。今日の日付を入力したいときも、手入力せずにショートカットで入力できます。
行や列を選択するときも、マウスで行番号や列番号をクリックしなくても、キーボードだけで操作できます。
Excel作業で時間がかかりやすいのは、難しい関数だけではありません。同じ値を入力する、日付を入れる、セル内の文字を修正する、行や列を整理する、といった小さな操作の積み重ねでも時間はかかります。
よく使うショートカットを覚えておくと、作業の流れを止めずに入力を進めやすくなります。
コピー・入力を速くするショートカット
Ctrl＋D｜上のセルを下にコピーする
Ctrl＋Dは、上のセルの内容を下のセルにコピーするショートカットです。
同じ文字列、数値、数式を下のセルに入れたいときに使います。
たとえば、A2セルに「済」と入力されている状態で、A3セルを選択してCtrl＋Dを押すと、A2セルの内容がA3セルにコピーされます。
複数のセルを選択してからCtrl＋Dを押すと、選択範囲の一番上のセルの内容を下方向へコピーできます。
同じ項目を続けて入力したいときや、同じ数式を下の行へ反映したいときに便利です。
Ctrl＋Enter｜複数セルに同じ内容を一括入力する
Ctrl＋Enterは、選択した複数のセルに同じ内容を一括入力するショートカットです。
離れたセルに同じ文字や数値を入れたいときに便利です。
手順は次の通りです。
1. Ctrlキーを押しながら、入力したい複数のセルを選択します。
2. アクティブセルに文字や数値を入力します。
3. Ctrlキーを押しながらEnterキーを押します。
これで、選択したすべてのセルに同じ内容が入力されます。
たとえば、複数の行に「確認済み」「対象外」「未対応」などの同じ文字を入れたい場合に使うと、入力作業を短縮できます。
日付・時刻を入力するショートカット
Ctrl＋；｜今日の日付を入力する
Ctrl＋；は、今日の日付を入力するショートカットです。
作業日、確認日、受付日、更新日などを入力するときに便利です。
このショートカットで入力される日付は、入力した時点の日付として固定されます。
TODAY関数のように、翌日になって自動で日付が変わるわけではありません。
作業日や記録日として残したい場合はCtrl＋；、常に今日の日付を表示したい場合はTODAY関数、というように使い分けると良いです。
Ctrl＋Shift＋；（またはCtrl＋：）｜現在の時刻を入力する
日本語キーボードでは、環境によってCtrl＋：で入力する場合があります。
Ctrl＋Shift＋；は、現在の時刻を入力するショートカットです。
作業開始時間、確認時間、受付時間などを記録したいときに便利です。
日付と同じように、このショートカットで入力した時刻は固定されます。NOW関数のように、自動で時刻が更新され続けるわけではありません。
記録として残すならショートカット、常に現在日時を表示したいならNOW関数、という使い分けができます。
行・列操作を速くするショートカット
Shift＋Space｜行全体を選択する
Shift＋Spaceは、アクティブセルがある行全体を選択するショートカットです。
行を削除したいとき、行を挿入したいとき、行全体に書式を設定したいときに使います。
ただし、日本語入力がオンになっている場合、Shift＋Spaceが別の動作になることがあります。
うまく行全体を選択できない場合は、日本語入力をオフにして半角入力の状態で試してください。
Ctrl＋Space｜列全体を選択する
Ctrl＋Spaceは、アクティブセルがある列全体を選択するショートカットです。
列を削除したいとき、列を挿入したいとき、列全体の幅や書式を変更したいときに便利です。
たとえば、B列のどこかのセルを選択した状態でCtrl＋Spaceを押すと、B列全体が選択されます。
Ctrl＋＋｜行や列を挿入する
Ctrl＋＋は、選択したセル、行、列を挿入するショートカットです。
行全体を選択してからCtrl＋＋を押すと、新しい行を挿入できます。列全体を選択してからCtrl＋＋を押すと、新しい列を挿入できます。
複数行を選択してから操作すれば、選択した行数分をまとめて挿入できます。
表の途中に新しいデータを追加したいときに便利です。
Ctrl＋－｜行や列を削除する
Ctrl＋－は、選択したセル、行、列を削除するショートカットです。
行全体を選択してからCtrl＋－を押すと、その行を削除できます。列全体を選択してからCtrl＋－を押すと、その列を削除できます。
不要な行や列を整理するときに使いやすいショートカットです。
ただし、削除すると元のデータが消えるため、操作前に選択範囲を確認してから実行してください。
関数・計算を速くするショートカット
Alt＋＝｜合計をすばやく入力する
Alt＋＝は、合計を入力したいときに使うショートカットです。
数値が縦に並んでいる列の下のセルを選択してAlt＋＝を押すと、Excelが合計範囲を自動で判断してSUM関数を入力します。
売上表、家計簿、集計表などで合計を出す場面では、かなり使いやすいショートカットです。
ただし、合計範囲が正しく選ばれているかは、Enterで確定する前に確認してください。表の途中に空白行がある場合や、隣の列にも数値がある場合は、意図しない範囲が選ばれることがあります。
F4｜直前の操作を繰り返す・参照形式を切り替える
F4は、Excelでよく使われる便利なキーです。
通常の操作では、直前に行った操作を繰り返す目的で使えます。
たとえば、セルに色を付けた直後に別のセルを選択してF4を押すと、同じ書式操作を繰り返せる場合があります。
また、数式を編集中にセル参照を選択してF4を押すと、相対参照と絶対参照を切り替えられます。
たとえば、A1という参照を選択した状態でF4を押すと、$A$1のような絶対参照に切り替えられます。関数や数式をよく使う場合は、F4も覚えておくと便利です。
セル内の入力・編集を速くするショートカット
Alt＋Enter｜セル内で改行する
Alt＋Enterは、セル内で改行するショートカットです。
1つのセルの中で、文章を複数行に分けたいときに使います。
たとえば、住所、メモ、補足、作業内容などを1つのセル内で見やすく分けたい場合に便利です。
セル内で改行したい位置にカーソルを置き、Alt＋Enterを押すと、その位置で改行できます。
文章が長くなりやすい管理表では、Alt＋Enterを使うとセル内の内容を整理しやすくなります。
F2｜セルを編集モードにする
F2は、選択中のセルを編集モードにするショートカットです。
セルをダブルクリックしなくても、キーボードだけでセル内の文字や数式を編集できます。
入力済みの文字を一部だけ直したいとき、セルを選択してF2を押すと、セル内の編集ができます。
マウスでセルをダブルクリックするよりも、キーボード操作だけで進められるため、入力作業の流れを止めにくくなります。
Ctrl＋Delete｜カーソル位置から後ろを削除する
Ctrl＋Deleteは、セル内の文字を編集中に、カーソル位置から後ろの文字を削除したいときに使えます。
長い文字列の後半をまとめて消したい場合に便利です。
Excelの状態や入力モードによって動き方が分かりにくい場合があります。まずはF2でセルを編集モードにしてから試すと使いやすいです。
Ctrl＋BackSpace｜アクティブセルの位置に戻る
Ctrl＋BackSpaceは、画面をスクロールしたあとに、アクティブセルが見える位置へ戻りたいときに使えるショートカットです。
大きな表を扱っていると、別の場所を確認するために画面をスクロールすることがあります。
そのあと、元のアクティブセルの場所に戻りたいとき、Ctrl＋BackSpaceを押すと、選択中のセルが見える位置に画面が戻ります。
行数や列数の多い表では役立つ場面があります。
操作の取り消し・やり直しに使うショートカット
Ctrl＋Z｜直前の操作を元に戻す
Ctrl＋Zは、直前の操作を元に戻すショートカットです。
入力ミスをしたとき、削除してはいけないデータを消してしまったとき、書式設定を間違えたときに使います。
Excelでは、作業中にミスをすることがあります。そのたびに手作業で直すよりも、まずCtrl＋Zで戻せるか確認すると安全です。
Ctrl＋Y｜取り消した操作をやり直す
Ctrl＋Yは、取り消した操作をやり直すショートカットです。
Ctrl＋Zで戻しすぎた場合に、Ctrl＋Yで操作を進め直せます。
Ctrl＋ZとCtrl＋Yはセットで覚えておくと、Excel作業中のミスに対応しやすくなります。
貼り付け操作を効率化するなら貼り付け形式も覚えておく
Excelでは、Ctrl＋Vで貼り付けるだけでなく、値だけ、書式だけ、数式だけを選んで貼り付ける場面があります。
たとえば、数式の結果だけを貼り付けたい場合、通常の貼り付けでは数式までコピーされてしまうことがあります。
そのようなときは、貼り付け形式を使うと便利です。
貼り付け形式を使い分けると、表の見た目を崩さずにデータだけを移したり、書式だけを別のセルに反映したりできます。
ショートカットとあわせて覚えると、Excelの作業効率がさらに上がります。
連続データの入力はオートフィルも使うと便利
ショートカットキーだけでなく、Excelではオートフィルも入力作業の効率化に役立ちます。
同じ値をコピーしたり、連番を作ったり、日付を連続入力したりする場合は、オートフィルを使う方が速いこともあります。
たとえば、1、2、3、4のような連番や、月曜日、火曜日、水曜日のような曜日の連続入力では、オートフィルが便利です。
少量の入力やセル単位の操作はショートカット、大量の連続データはオートフィルという形で使い分けると効率的です。
まず覚えたいExcelショートカット5つ
Excelのショートカットキーは数が多いため、すべてを一度に覚えようとすると大変です。
最初は、よく使う操作だけに絞るのがおすすめです。
Excelに慣れていない方は、まず次の5つから覚えると使いやすいです。
- Ctrl＋D：上のセルを下にコピーする
- Ctrl＋Enter：複数セルに同じ内容を一括入力する
- Ctrl＋；：今日の日付を入力する
- Alt＋Enter：セル内で改行する
- Ctrl＋Z：直前の操作を元に戻す
この5つだけでも、日常的なExcel作業ではかなり役立ちます。
慣れてきたら、行選択、列選択、オートSUM、F2編集などを追加していくと良いです。
ショートカットは、暗記するというより、実際の作業の中で繰り返し使いながら覚える方が定着します。
Excelはショートカットだけでなく、表の作り方、関数、印刷、保存、貼り付け形式まで組み合わせて使うことで、作業全体が速くなります。
自己流でExcelを使っていて時間がかかっている場合は、基本操作から学び直すことで、毎日の作業効率を上げやすくなります。
まとめ
Excelのデータ入力を効率化したいときは、よく使うショートカットキーを覚えるのが効果的です。
上のセルをコピーするCtrl＋D、複数セルに一括入力するCtrl＋Enter、日付を入力するCtrl＋；、セル内で改行するAlt＋Enterなどは、日常のExcel作業で使いやすいショートカットです。
また、行や列の選択、挿入、削除、合計入力、F2編集、Ctrl＋Zによる取り消しも覚えておくと、マウス操作を減らせます。
最初からすべてを覚える必要はありません。よく使う操作から少しずつ取り入れていくことで、Excelの入力作業は確実に速くなります。
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